5 cách nhắc nợ khéo léo qua VietQR & email tự động mà không mất lòng khách

Tóm tắt nhanh

• Phần lớn khách trễ hạn là do quên, không phải cố tình. Nhắc đúng lúc, đúng giọng điệu là đủ.
• Đính kèm mã VietQR đúng số tiền để khách trả trong vài giây thay vì phải hỏi lại số tài khoản.
• Để hệ thống nhắc thay bạn giúp nhân viên bớt ngại và không bỏ sót khoản nào.

Vì sao nhiều doanh nghiệp ngại nhắc nợ?

Nhắc nợ là việc ai cũng biết cần làm nhưng ít người muốn làm. Sales sợ mất lòng khách quen, kế toán không có thời gian theo từng khoản, còn chủ doanh nghiệp thì chỉ biết nợ dồn lại khi dòng tiền đã căng. Hệ quả là tiền bị giữ ở khách trong khi bạn vẫn phải trả lương, trả nhà cung cấp.

5 cách nhắc nợ khéo léo

1. Nhắc trước hạn một nhịp

Một email nhắc nhẹ trước hạn 2–3 ngày, kiểu “bill sắp đến hạn, bạn xem giúp mình”, gần như không gây khó chịu mà vẫn giảm đáng kể tình trạng quên. Với ThuBill, bạn đặt lịch nhắc một lần, hệ thống tự gửi cho từng bill.

2. Gửi kèm VietQR đúng số tiền, đúng nội dung

Điều khiến khách trì hoãn thường là sự phiền: phải tìm số tài khoản, gõ số tiền, nhớ ghi nội dung. Email nhắc có mã VietQR gắn sẵn số tiền và mã bill giúp khách quét là xong, đồng thời tiền về sẽ tự khớp đúng bill.

3. Dùng giọng điệu theo từng mức độ

4. Tập trung đúng khách bằng mục “Cần chú ý”

Thay vì nhắc đồng loạt, hãy ưu tiên khách đang trả chậm hơn thói quen thường ngày hoặc bill sắp quá hạn. Mục “Cần chú ý” trong ThuBill gom các trường hợp này mỗi sáng để bạn xử lý đúng chỗ cần.

5. Tách cọc và hạn tất toán ngay từ đầu

Cách nhắc nợ khéo nhất là không để nợ phát sinh mơ hồ. Với dự án nhiều giai đoạn, hãy chia bill thành đợt cọc và đợt tất toán, mỗi đợt có hạn riêng. Khi hạn rõ ràng, lời nhắc trở thành chuyện bình thường, không phải chuyện nhạy cảm.

Mẫu email nhắc nợ tham khảo

Mẫu nhẹ nhàng (trước hạn)

Chào anh/chị [Tên], bill #[Mã bill] trị giá [Số tiền] sẽ đến hạn vào ngày [Ngày]. Anh/chị có thể quét mã VietQR bên dưới để thanh toán nhanh. Cảm ơn anh/chị!

Mẫu lịch sự (vừa quá hạn)

Chào anh/chị [Tên], bill #[Mã bill] đã quá hạn [Số ngày] ngày. Có thể anh/chị chưa kịp xử lý, mong anh/chị kiểm tra giúp. Mã VietQR bên dưới đã có sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản.

Mẫu rõ ràng (quá hạn lâu)

Chào anh/chị [Tên], bill #[Mã bill] trị giá [Số tiền] hiện đã quá hạn [Số ngày] ngày. Anh/chị vui lòng phản hồi thời điểm thanh toán dự kiến, hoặc liên hệ để chúng tôi hỗ trợ nếu có vướng mắc.

Những điều nên tránh

• Nhắc nợ qua tin nhắn cá nhân của nhân viên với giọng gay gắt, dễ làm hỏng quan hệ lâu dài.
• Nhắc quá dày trong thời gian ngắn mà không đổi nội dung.
• Gửi nhắc cho khách đã thanh toán nhưng chưa được gạch nợ. Nối ngân hàng qua SePay hoặc Casso để bill tự khớp sẽ tránh tình huống này.

Muốn thử ngay? Đăng ký dùng thử ThuBill 14 ngày, không cần thẻ thanh toán. Cần hỗ trợ cài đặt, bạn gọi hotline kỹ thuật 0796.889.883.